O dinheiro entrou na conta. A venda foi boa. O mês parece estar indo bem.
Então surge uma conta de casa, uma compra no supermercado, a parcela do cartão ou uma despesa inesperada. O empreendedor utiliza o dinheiro que entrou no negócio e pensa: “Depois eu acerto isso.”
Esse comportamento parece inofensivo quando acontece uma ou duas vezes.
O problema começa quando ele vira rotina.
Misturar o dinheiro pessoal com o dinheiro da empresa é um dos hábitos que mais dificultam a gestão de pequenos negócios, principalmente entre MEIs, autônomos e microempresários.
Quando todas as entradas e despesas passam pelo mesmo lugar, chega um momento em que o empreendedor já não consegue responder a perguntas básicas:
Quanto minha empresa realmente faturou?
Quanto eu gastei para manter o negócio funcionando?
Quanto posso retirar para mim?
Minha empresa está dando lucro ou apenas movimentando dinheiro?
Separar essas duas vidas financeiras é um dos primeiros passos para transformar uma atividade profissional em um negócio administrado de verdade.
Neste artigo, a VSP Contabilidade mostra sete erros provocados pela mistura entre dinheiro pessoal e empresarial — e como começar a corrigir esse problema.
Esse talvez seja o erro mais importante de todos.
Imagine que uma pequena empresa recebeu R$ 10 mil durante o mês.
À primeira vista, o proprietário pode olhar para esse valor e pensar:
“Ganhei R$ 10 mil.”
Mas não é assim.
Parte desse dinheiro pode ser necessária para pagar:
Somente depois de conhecer as receitas e despesas do período é possível compreender o resultado do negócio.
Faturamento não é a mesma coisa que lucro.
E dinheiro disponível na conta bancária também não significa automaticamente dinheiro disponível para o proprietário gastar.
Esse entendimento muda completamente a forma de administrar uma empresa.
A empresa teve uma boa semana.
O empreendedor percebe que existe dinheiro disponível e resolve pagar a conta de luz de casa.
Depois utiliza o dinheiro da empresa para fazer supermercado.
No fim de semana, paga uma despesa pessoal pelo Pix da empresa.
No mês seguinte, acontece novamente.
O problema não está apenas no valor retirado.
Está na perda de controle.
Quando gastos particulares aparecem misturados às despesas do negócio, fica muito mais difícil descobrir quanto realmente custa manter a empresa funcionando.
Um gasto com material utilizado pela empresa é uma coisa.
Uma compra particular do proprietário é outra.
Quando tudo aparece misturado, os números deixam de representar com clareza a realidade do negócio.
Trabalhar na própria empresa obviamente precisa gerar retorno financeiro para o empreendedor.
A solução, porém, não é retirar dinheiro do caixa sempre que precisar.
Uma estratégia muito mais organizada é estabelecer uma retirada mensal compatível com a realidade financeira da empresa.
Dependendo da estrutura jurídica e tributária do negócio, essa remuneração e eventuais distribuições de resultados devem ser organizadas adequadamente.
O fundamental é evitar retiradas aleatórias.
Imagine um empresário que em um mês retira R$ 2 mil, no mês seguinte R$ 6 mil e, alguns dias depois, tira outros R$ 3 mil porque surgiu uma despesa pessoal.
Como saber quanto o negócio realmente suporta?
Sem planejamento, o empresário corre o risco de consumir recursos necessários para despesas que ainda irão vencer.
A empresa pode parecer lucrativa hoje e enfrentar dificuldade de caixa poucos dias depois.
Uma empresa pode vender muito e ainda assim enfrentar dificuldades financeiras.
Parece contraditório, mas acontece.
Considere um negócio que fatura R$ 20 mil por mês.
Esse número sozinho diz muito pouco.
Se para gerar esses R$ 20 mil a empresa gastar R$ 18 mil, sua situação será muito diferente de outra empresa que tenha o mesmo faturamento, mas despesas de R$ 12 mil.
Agora acrescente retiradas pessoais descontroladas.
A leitura dos números fica ainda mais difícil.
É por isso que uma das perguntas mais importantes para qualquer empreendedor é:
Depois de pagar tudo o que a empresa precisa pagar, quanto realmente sobra?
Sem separar as finanças, responder essa pergunta pode se tornar surpreendentemente difícil.
O fluxo de caixa registra o dinheiro que entra e o dinheiro que sai da empresa em determinado período.
Ele permite acompanhar receitas, pagamentos, compromissos futuros e disponibilidade financeira.
Parece simples.
Mas existe uma condição:
os números precisam representar a empresa.
Se dentro desse fluxo aparecem supermercado da família, streaming, escola dos filhos, compras pessoais, despesas domésticas e outras movimentações particulares, o controle começa a perder sua finalidade.
Com um fluxo de caixa organizado, o empresário pode enxergar com mais clareza:
O Sebrae inclui justamente a separação entre contas pessoais e empresariais, o fluxo de caixa, o controle de despesas e o planejamento entre os fundamentos da gestão financeira de um negócio.
Administrar sem essas informações é tomar decisões olhando apenas para uma pequena parte da realidade.
Outro problema aparece quando o empresário olha o saldo bancário e acredita que todo aquele dinheiro está disponível.
Nem sempre está.
Uma parte pode estar comprometida com despesas que vencerão nos próximos dias.
Imagine que existam R$ 8 mil na conta da empresa.
Pode parecer bastante.
Mas suponha que dentro de dez dias seja necessário pagar:
R$ 2.500 de fornecedores;
R$ 1.500 de aluguel;
R$ 1.000 em tributos;
R$ 1.500 de outras despesas.
Na prática, boa parte daquele dinheiro já tem destino.
Se o proprietário retirar R$ 4 mil para resolver questões pessoais simplesmente porque viu saldo disponível, poderá faltar caixa para compromissos da empresa.
Por isso, organização financeira também significa planejar antes de gastar.
“Tem dinheiro na conta, então está tudo bem.”
Esse pensamento é perigoso.
O saldo mostra quanto existe naquele momento.
Ele não mostra sozinho:
Uma empresa pode possuir R$ 30 mil disponíveis e, ao mesmo tempo, ter R$ 35 mil em compromissos próximos.
Outra pode ter apenas R$ 5 mil disponíveis hoje, mas possuir uma operação saudável, contas organizadas e valores significativos para receber.
Saldo é uma informação. Não é um diagnóstico financeiro.
Boas decisões dependem do conjunto dos números.
A boa notícia é que essa organização não precisa começar de maneira complicada.
Algumas mudanças simples já podem transformar o controle financeiro.
Sempre que possível, concentre as movimentações da empresa em uma conta utilizada exclusivamente para o negócio.
Para o MEI, ter uma conta bancária PJ específica não é uma obrigação geral, mas a separação das movimentações é uma prática altamente recomendável.
O objetivo é simples:
dinheiro da empresa de um lado e dinheiro pessoal do outro.
Isso facilita muito o acompanhamento das entradas e saídas.
Venda feita?
Registre.
Serviço prestado?
Registre.
Pagamento recebido por Pix?
Registre.
Pagamento em dinheiro?
Também registre.
Controlar apenas aquilo que passou pelo cartão ou pela conta bancária pode gerar uma visão incompleta do faturamento.
O mesmo vale para as despesas.
Pequenos valores também precisam ser registrados.
O combustível utilizado no negócio, uma embalagem, uma assinatura de software, uma taxa bancária ou uma pequena compra podem parecer irrelevantes individualmente.
Quando somados ao longo do mês, podem representar uma parcela importante das despesas.
O dono precisa receber pelo seu trabalho.
Mas isso deve acontecer de maneira organizada e compatível com a capacidade financeira da empresa.
Estabelecer uma retirada periódica evita transformar o caixa empresarial em uma extensão da carteira pessoal.
Para empresas que não são MEI, aspectos relacionados a pró-labore, distribuição de lucros, tributação e escrituração devem ser avaliados de acordo com a estrutura do negócio e com orientação contábil.
Imprevistos também acontecem nos negócios.
Um equipamento quebra.
Uma venda importante é adiada.
Um cliente demora para pagar.
Surge uma despesa extraordinária.
Sem reserva, qualquer contratempo pode obrigar o proprietário a colocar dinheiro pessoal na empresa ou buscar crédito às pressas.
Construir uma reserva financeira empresarial aumenta a capacidade de enfrentar períodos mais difíceis.
Organizar as movimentações é apenas o primeiro passo.
Também é necessário olhar para elas.
Ao final de cada mês, procure responder:
Quanto faturei?
Quanto gastei?
Quais foram minhas maiores despesas?
Quanto retirei da empresa?
Sobrou dinheiro?
Meu resultado melhorou ou piorou em relação ao mês anterior?
Essas perguntas ajudam a transformar registros em decisões.
Vamos imaginar dois pequenos empresários.
Fatura R$ 12 mil por mês.
Recebe tudo na conta pessoal.
Paga despesas da empresa e de casa pelo mesmo cartão.
Faz retiradas sempre que precisa.
Não registra pequenas despesas.
Olha apenas o saldo bancário para decidir se pode gastar.
Também fatura R$ 12 mil.
Mantém as movimentações empresariais separadas.
Registra receitas e despesas.
Reserva valores para os compromissos da empresa.
Estabelece quanto pode retirar.
Acompanha o fluxo de caixa.
Compara os resultados todos os meses.
Os dois possuem o mesmo faturamento.
Mas o segundo sabe muito mais sobre o próprio negócio.
E informação permite tomar decisões melhores.
Separar as contas não serve apenas para evitar problemas.
Serve para crescer.
Como decidir se é possível contratar alguém se você não sabe quanto sobra mensalmente?
Como saber se pode comprar uma máquina?
Como planejar a abertura de uma nova unidade?
Como avaliar se o preço cobrado pelo seu serviço é suficiente?
Como descobrir se determinada despesa está crescendo demais?
Como criar uma reserva?
Como negociar crédito apresentando números consistentes?
Sem organização financeira, muitas decisões acabam sendo tomadas por sensação.
Com números confiáveis, passam a ser tomadas com base em informação.
É aí que a gestão começa a se tornar estratégica.
Existe uma ideia equivocada de que controles financeiros, planejamento e acompanhamento contábil são necessários somente quando uma empresa cresce.
Na realidade, quanto antes esses hábitos forem adotados, melhor.
O MEI que hoje possui poucos clientes pode amanhã ultrapassar o limite da categoria.
A pequena loja pode crescer.
O prestador de serviços pode contratar funcionários.
O negócio familiar pode abrir uma segunda unidade.
E quanto maior se torna a operação, mais difícil será corrigir hábitos financeiros ruins que começaram quando a empresa ainda era pequena.
Organização não deve começar depois do crescimento. Ela ajuda a tornar o crescimento possível.
Essa é uma pergunta que todo empreendedor deveria fazer.
Vender é fundamental.
Faturar é fundamental.
Mas uma empresa saudável também precisa controlar despesas, administrar seu caixa, conhecer seus resultados e planejar.
Se hoje você mistura dinheiro pessoal e empresarial, não é necessário esperar o próximo ano para mudar.
Comece pelas movimentações de agora.
Separe as contas.
Registre entradas e saídas.
Estabeleça uma retirada.
Acompanhe o caixa.
E procure orientação quando os números começarem a ficar mais complexos.
Uma contabilidade próxima do empresário não deve aparecer apenas quando existe um imposto para pagar.
Ela também pode ajudar o empreendedor a compreender melhor as obrigações do negócio, organizar informações e tomar decisões com mais segurança.
Se você é MEI, pequeno empresário ou está estruturando seu negócio, a VSP Contabilidade pode ajudar a identificar o melhor caminho para manter sua empresa organizada e regular.
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